Accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR

1. Parti e ruoli

Per le attività descritte nel presente accordo, il Condominio che attiva Civico+, rappresentato dal soggetto che procede alla creazione dello stabile sulla piattaforma, opera quale titolare del trattamento; Alessandro Calabrese, gestore di Civico+, con recapito in Taranto, opera quale responsabile del trattamento limitatamente ai dati trattati per conto del Condominio.

Restano separati i trattamenti per i quali il gestore di Civico+ determina autonomamente finalità e mezzi, quali gestione dell’account Civico+, sicurezza del servizio, prevenzione abusi, adempimenti contrattuali e obblighi di legge, disciplinati dall’Informativa Privacy di Civico+.

2. Oggetto, natura, finalità e durata

Il trattamento riguarda l’erogazione tecnica delle funzionalità condominiali di Civico+, inclusi memorizzazione, organizzazione, consultazione autorizzata, trasmissione di notifiche, backup, assistenza tecnica e protezione dei dati inseriti dal Condominio o dai suoi utenti autorizzati.

Il trattamento dura per il periodo di utilizzo del servizio da parte del Condominio e, dopo la cessazione, per il tempo strettamente necessario alla restituzione o cancellazione dei dati, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge o necessità di tutela dei diritti.

3. Interessati e categorie di dati

Gli interessati possono comprendere, a seconda delle funzionalità utilizzate:

• condòmini, proprietari, inquilini, occupanti e soggetti associati alle unità immobiliari;
• amministratori, portinai e altri soggetti autorizzati dal Condominio;
• fornitori, imprese e soggetti coinvolti nella gestione condominiale.

Le categorie di dati possono comprendere:

• dati identificativi e di contatto;
• associazione a condominio, piano e interno;
• avvisi, segnalazioni, fotografie e comunicazioni condominiali;
• dati relativi a assemblee, consultazioni, prenotazioni, letture e gestione delle risorse;
• metadati relativi a notifiche, consegne in portineria e operazioni effettuate sulla piattaforma;
• log tecnici e di sicurezza necessari all’erogazione del servizio.

Civico+ non è progettato per raccogliere categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR salvo che ciò sia strettamente necessario, lecito e coerente con le istruzioni documentate del titolare.

4. Istruzioni del Condominio

Civico+ tratta i dati personali per conto del Condominio esclusivamente sulla base delle funzionalità attivate, delle configurazioni e delle istruzioni documentate impartite tramite la piattaforma o altri canali concordati, salvo che il trattamento sia imposto dal diritto dell’Unione o nazionale applicabile. In tal caso il Condominio viene informato prima del trattamento, ove la legge lo consenta.

5. Obblighi di Civico+ quale responsabile

• garantire che le persone autorizzate al trattamento siano soggette a obblighi di riservatezza;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR;
• assistere ragionevolmente il Condominio nella gestione delle richieste degli interessati;
• assistere il Condominio, tenendo conto della natura del trattamento, negli adempimenti relativi a sicurezza, violazioni dei dati, valutazioni di impatto e consultazioni preventive;
• mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 GDPR e consentire verifiche ragionevoli secondo modalità concordate che tutelino sicurezza e riservatezza degli altri clienti;
• informare il Condominio qualora un’istruzione risulti, a giudizio del responsabile, in violazione della normativa sulla protezione dei dati.

6. Sub-responsabili

Il Condominio autorizza in via generale il ricorso a fornitori tecnici necessari all’erogazione del servizio, quali hosting, infrastruttura, e-mail, notifiche, backup e servizi di sicurezza, purché vincolati a obblighi di protezione dei dati non meno rigorosi di quelli applicabili a Civico+. Civico+ informa il Condominio, con modalità ragionevoli, delle modifiche rilevanti relative all’aggiunta o sostituzione di sub-responsabili, consentendo di formulare eventuali obiezioni motivate.

7. Sicurezza e violazioni dei dati

Civico+ adotta misure proporzionate al rischio per proteggere riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. In caso di violazione dei dati personali riguardante dati trattati per conto del Condominio, Civico+ informa il Condominio senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza e mette a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie agli adempimenti previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR.

8. Trasferimenti internazionali

Eventuali trasferimenti di dati verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali sono effettuati soltanto nel rispetto del Capo V GDPR e delle garanzie applicabili.

9. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione del servizio, su scelta del Condominio e compatibilmente con le funzionalità disponibili, Civico+ restituisce o cancella i dati trattati per conto del Condominio e le copie residue, salvo che il diritto applicabile ne richieda la conservazione. Eventuali tempi tecnici di eliminazione dai backup seguono i cicli di conservazione e sicurezza del servizio.

10. Obblighi del Condominio

Il Condominio, quale titolare per i trattamenti di propria competenza, si impegna a:

• utilizzare Civico+ sulla base di presupposti giuridici adeguati e fornire agli interessati le informative richieste;
• impartire istruzioni lecite, documentate e coerenti con le finalità condominiali;
• abilitare soltanto soggetti autorizzati e mantenere aggiornati ruoli e permessi;
• limitare i dati inseriti a quelli pertinenti e necessari;
• informare Civico+ di richieste, contestazioni o eventi di sicurezza che richiedano l’assistenza del responsabile.

11. Efficacia e modifiche

L’accordo diviene efficace con l’accettazione elettronica effettuata dal soggetto che crea il Condominio in Civico+. L’accettazione viene registrata con versione del documento, data e ora, account, indirizzo IP e user-agent. In caso di modifiche sostanziali potrà essere richiesta una nuova accettazione.